Você já observou como pequenas coisas podem afetar o funcionamento e o clima da sua empresa? Materiais acumulados, objetos fora do lugar, desperdício de suprimentos... muitas vezes esses empecilhos passam despercebidos, mas com o tempo tendem a trazer prejuízos, gastos desnecessários, queda na produção, além de afetar o clima da empresa e os relacionamentos interpessoais.
A boa notícia é que esta situação pode ser resolvida através de pequenas mudanças de comportamento dos seus colaboradores.
O Programa 5S visa promover a conscientização dos profissionais sobre um ambiente de trabalho funcional, agradável, prezando pela redução de custos, uma melhor qualidade de vida através de regras simples que envolvem a disciplina, organização, limpeza e identificação de problemas.
Esse conceito foi desenvolvido no Japão, em um período de reestruturação socioeconômica após a Segunda Guerra Mundial, quando os trabalhadores japoneses não tinham uma percepção real dos ambientes de trabalho e encaravam uma carga horária de até 12 horas de expediente diário. Os 5s estão relacionadas às cinco palavras japonesas: seiri (utilização), seiton (organização), seiso (limpeza), seiketsu (padronização) e shitsuke (disciplina).
Por que implantar o 5s?
Com fundamentos de fácil compreensão e que apresentam ótimos resultados, empresas têm desenvolvido a metodologia e conseguido aprimorar sua organização, além de otimizar os processos e demandas dentro da empresa.
Além disso, a produtividade tende a aumentar, pois o bem estar e a qualidade de vida dos profissionais melhoram consideravelmente. Há preocupação com a melhoria dos locais de trabalho, banheiros e copa mais limpos e agradáveis, disponibilidade de materiais e ferramentas de trabalho com fácil acesso.
Para que o programa funcione conforme o planejado, é importante a colaboração e o comprometimento de todos os profissionais para fazer as alterações necessárias. Portanto, a metodologia requer mudança de crenças e comportamentos, porque mesmo que os processos sejam claros, sem a participação coletiva, os resultados ficam comprometidos.
Para entender melhor o Programa 5S, segue algumas das etapas da implementação do programa, os exemplos e seus benefícios:
SEIRI (Utilização)
Consiste na utilização, manuseio de materiais e no descarte ou realocação de outros que forem considerados dispensáveis para os processos organizacionais.
Exemplos: Excesso de papel, equipamentos obsoletos e outros pouco usados devem ser separados ou descartados dos que são utilizados diariamente.
Benefícios: melhor gestão de estoque, redução de custo e aumento da produtividade.
SEITON (Organização)
Significa manter o ambiente arrumado, colocar as coisas em seu devido lugar.
Exemplos: lavar copos sujos e guardá-los em seu lugar, digitalização de documentos e utilização de estantes, murais e post-its.
Benefícios: Além da economia de tempo, o senso de organização facilita a localização dos itens necessários para a produção.
SEISO (LIMPEZA)
Trata-se da higiene, a salubridade e a conscientização sobre manter cada coisa em seu devido lugar.
Exemplos: Ter ambiente limpinho, cheiroso e bem organizado.
Benefícios: Garante um ambiente saudável, reduz o risco de acidentes, melhora a conservação e a duração de equipamentos e produtos com a eliminação de sujeiras no local de trabalho.
SEIKETSU (Padronização)
Visa a qualidade do ambiente de trabalho, através de normas padrões que ajudam na manutenção do ambiente e garante que tudo fique bem organizado. O Seiketsu também está voltado ao conceito de saúde, que serve para fiscalizar e corrigir o estado dos banheiros, refeitórios e identificar problemas que afetam os funcionários como ergonomia, iluminação, etc.
Exemplos: Regras para a iluminação, placas, localização, cores e formatos; educação e saúde no trabalho.
Benefícios: Equilíbrio físico e mental, melhoria nas condições de segurança e facilidade em localizar de diversos materiais.
SHITSUKE (Disciplina)
Preza o comprometimento pessoal, a manutenção do ambiente empresarial e o cumprimento das etapas anteriores do Programa. É uma fase de extrema importância, pois envolve a ética e o comprometimento dos gestores e colaboradores para que as atividades possam ser executadas de forma automática e sem vigilância.
Exemplos: Profissionais executam suas tarefas respeitando as normas e regras sem a necessidade de supervisão.
Benefícios: Ambiente mais agradável, valorização do profissionais, melhoria nas relações humanas e padronização dos processos.
Como implantar o Programa 5S em sua empresa
Maior prioridade:
Escolha um departamento para começar, de preferência, aqueles que necessitam mais. Por exigir utilização de recursos, é importante ampliar a atenção, onde o retorno será mais rápido e visível.
Etapas:
Cada “S” deve ser implantado em cada etapa e no tempo suficiente para que as pessoas envolvidas absorvam seus conhecimentos e transforme a filosofia em uma rotina diária. A avaliação periódica é importante para verificar se o programa está sendo absorvido adequadamente.
Treinamentos:
Ofereça cursos, treinamentos e palestras para todos os colaboradores, dos operacionais até a gerência.
Equipes multidisciplinares:
Crie equipes para mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter a ferramenta em um ciclo de melhoria contínua.
Materiais informativos:
Consiste na elaboração de cartilhas de instrução, jornal interno e boletins eletrônicos e outras divulgações em geral para garantir que todos tenham conhecimento dos conceitos e responsabilidade para executá-los.
Registros fotográficos:
Tire fotos (antes/depois) que serão posteriormente utilizadas nas apresentações dos resultados e sensibilização dos funcionários nos treinamentos e em divulgações internas da empresa.
Como pode ver, o 5S é um poderoso programa de qualidade. De forma simples, ele pode ser aplicado nas empresas para melhorar o clima organizacional e aumentar a produtividade.
Conte comigo, Cíntia Félix para palestras e treinamentos personalizados para a sua equipe. Juntos, vamos capacitar seus colaboradores e alavancar os resultados da sua empresa.
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